Désormais, le temps d'un manager et de ses collaborateurs, dans une activité tertiaire, s’articule entre télétravail et bureau. La décision de revenir sur le lieu de travail peut être gérée au cas par cas, avec certaines personnes souhaitant revenir au bureau et d’autres non. Ainsi, l’organisation de travail peut varier d’un jour à l’autre. C’est un défi nouveau pour le manager. En version classique ;), celui qui se contente de cascader les objectifs, assigner des tâches, imposer des modes opératoires, challenger l’avancement, risque d’être mis en difficulté pour une raison simple : il n'a pas son équipe sous la main. Que faire ? Voici 7 raisons qui démontrent l'intérêt pour le manager de s'inspirer du mode projet. Bien entendu, il existe des différences entre la gestion de projet et le management fonctionnel : la première est un processus d'initiation, de planification, d'exécution, de contrôle et de clôture du travail d'un projet pour atteindre un objectif spécifique. Le second gère les activités routinières des diverses fonctions telles que la production, les ventes et le marketing, les finances, etc. afin d'atteindre l'objectif global de l'organisation. Mais les avantages sont intéressants à investiguer, qu'il s'agisse de la méthode projet en cascade (Waterfall) ou Agile.
Raison 1. L’entreprise taylorienne qui a rationalisé, parcellisé, standardisé, organisé et planifié les modes opératoires est moins pertinente :
Elle fait primer la structure sur l’organisation. La structure c'est ce qui est visible, écrit, formalisé. L’organisation c'est avant tout ce que font les acteurs c'est-à-dire leur stratégie, les relations entre eux. Il vaut mieux construire à partir de la réalité c'est-à-dire de ce que font les gens.
Cette entreprise se pense encore dans une économie transactionnelle. Mais l’économie contemporaine est de plus en plus relationnelle (basée sur la valeur ajoutée des interactions). La concurrence se déplace sur des critères dits « hors coûts », comme la vitesse d’exécution, la qualité, l’innovation… qu’il va falloir stimuler malgré le télétravail. Ces critères hors coûts s’obtiennent par un management adaptable à des environnements changeants. Les méthodes Agile consacrent la suprématie des relations sur les processus. Leur souplesse leur permet de livrer des résultats intermédiaires et d’intégrer au fil de l’eau des demandes du client. Elles sont donc particulièrement intéressantes pour des équipes hybrides dans un contexte de pandémie : elles rythment le travail, incitent à la collaboration, laissent de l'autonomie dans un cadre.
Raison 2. Lorsque l’on manage des équipes à distance, il n’est pas possible d’avoir une réelle visibilité sur le temps que passent les salariés à travailler. Dans ce contexte, plus question de manager de manière très hiérarchique : il vaut mieux instaurer une culture du résultat qui est la base du mode projet. Les collaborateurs sont évalués en fonction de la qualité du travail produit et non selon le nombre d’heures passées sur site.
Raison 3. Travailler en mode projet, c'est travailler avec des gens d’autres métiers, qu'on n’a pas à sa disposition voire, la plupart du temps, qui ne dépendent pas de vous. Par conséquent, le chef de projet est - avant de maîtriser les techniques ad-hoc - un animateur d'équipe. Il se place davantage dans une logique d’accompagnement que dans une logique de micro-management. La similitude avec le manager hybride est évidente.
Raison 4. Le projet, c’est une méthode qui recherche l'efficacité pour atteindre le résultat avec l'équipe. Son principe de base consiste à raisonner à partir du résultat souhaité (le livrable), qu'il s'agisse de la planification des tâches, de l'analyse des contingences et des risques, des principes de collaboration. C'est un cadre clair pour des collaborateurs en télétravail, sans guides formels (manager) ou informels (collègues) autour d’eux. Et ce qui est bien avec le livrable, c'est qu'il se décline en sous livrables, autant de repères/jalons quand vous déléguez.
Raison 5. Travailler en mode projet enrichit les missions des collaborateurs, au-delà de l'exécution d'une tâche et donne du sens à leur contribution. En effet, quand on est à distance, on peut perdre le sens de son travail, absorbé par une suite de tâches puisqu’on ne côtoie plus les collègues ou le manager. Impossible dans le cadre d'un projet : le client (ou les clients : commanditaire, utilisateur, bénéficiaire, …) est au centre et on y revient sans arrêt. Fort de l'analyse de risques, le collaborateur ne peut plus se contenter d'exécuter une tâche, il doit encore concevoir et appliquer des tactiques pour travailler avec les parties prenantes du projet. Ceci oblige à des coopérations qui réduisent l'effet silo, mortel en télétravail.
Raison 6. Le mode projet permet de décrire un périmètre dans lequel le manager peut installer l'autonomie des décisions de l'équipe. Pour maintenir efficacement l’activité, le manager ne va pas s’en sortir tout seul. Il doit travailler en équipe, s’appuyer sur ses collaborateurs. Il doit laisser le champ libre à la créativité et limiter les contraintes ; il abandonne les réflexes hiérarchiques au profit de l’encadrement (au sens de poser un cadre).
Raison 7. Si, par crainte, le manager détenteur de pouvoir ne veut pas le déléguer ou s’il estime que ses collaborateurs ne sont pas prêts à devenir autonomes, la décentralisation de l’autorité s’avérera très difficile. Le mode projet facilite le passage à un management moins hiérarchique. Il fournit des process (la co-gestion du calendrier du projet, des jalons et des rapports) et un cadre (toutes les contributions du projet nécessaires pour atteindre un objectif tel que le temps du personnel, les coûts et l'équipement) qui peuvent rassurer.
Les suites logiques de ce papier sont :
Formation distancielle "Acquérir les fondamentaux du fonctionnement en mode projet". Durée : 2 jours.
Conseils de mise en œuvre : accompagnement individuel de chef de projet. Durée : sur-mesure.
Photo : start-up stock photos