Manager un portefeuille de projets
Dans un monde en constante évolution, la gestion de portefeuilles, programmes et projets multiples est devenue un levier stratégique pour assurer la performance des organisations. Ce domaine exige une maîtrise approfondie des concepts clés, des différences et des relations entre projets, programmes et portefeuilles, tout en intégrant une vision globale alignée sur les objectifs stratégiques. Il s'agit d'identifier et de gérer efficacement les parties prenantes, de prioriser les initiatives selon des critères clairs, et de tirer parti des opportunités offertes par des environnements complexes et multi-projets. Ce cadre nécessite également une communication adaptée, une planification intégrée, et une optimisation des ressources pour répondre aux défis organisationnels et aux imprévus. Enfin, des considérations comme la gouvernance, la qualité, l'innovation technologique, la durabilité et la transformation numérique enrichissent une approche holistique, essentielle pour maximiser les avantages attendus.
Les thèmes abordés
Chez ClavaConsulting, chaque formation est unique. Elle se compose d'une combinaison des thèmes suivants, selon les besoins du client.
Portefeuille, programme et projets multiples : définitions, différences et relations, rôles et responsabilités.
L'environnement multi-projets : caractéristiques, défis, opportunités. Identification de toutes les parties prenantes dans les projets. Compréhension de leurs besoins et attentes.
Prise en compte de la vision globale
Alignement stratégique. Communication de la vision.
Réalisation des avantages attendus au niveau du portefeuille.
Intégrer les initiatives de changement dans la vision globale.
Priorisation
Établissement de critères de priorisation. Techniques de priorisation :
Modèles de notation, analyse coûts-bénéfices, méthode MoSCoW .
Cadres de prise de décision.
Re-priorisation dynamique : adapter les priorités en réponse à des environnements changeants.
Grouper tâches et projets
Formation du programme : identification des projets pouvant être gérés collectivement.
Structure du portefeuille : organisation des projets et des programmes pour une gestion optimale.
Techniques d'optimisation :Nivellement et lissage des ressources.
Gestion de projet par chaîne critique (CCPM).
Communiquer
Élaboration d'une stratégie de communication globale.
Identification des besoins de communication des différentes parties prenantes.
Adaptation de la communication dans des environnements multiculturels.
Planification intégrée : aligner les plans de projet au sein des programmes et des portefeuilles. Synchroniser les échéanciers et les jalons.
Gestion des risques à tous les niveaux.
Planification financière : élaboration du budget pour plusieurs projets.
Approches de planification agile : intégrer la flexibilité pour s'adapter aux changements.
Allouer les ressources
Identification des ressources.
Planification des capacités : évaluer la disponibilité des ressources par rapport à la demande. Planifier les périodes de pointe et les goulots d'étranglement.
Stratégies d'allocation : prioriser l'allocation des ressources en fonction de l'importance du projet.
Négocier le partage des ressources entre les projets.
Optimisation des ressources : améliorer l'efficacité grâce au développement des compétences et à la formation polyvalente.
Gouvernance et conformité
Établissement de cadres de gouvernance.
Exigences en matière de conformité.
Considérations éthiques.
Gestion de la qualité
Définition d'objectifs et de normes de qualité. Intégration de la qualité dans la planification de projet.
Établissement de processus pour répondre aux normes de qualité.
Mesure et reporting des performances
Sélection d'ICP pertinents pour les projets, les programmes et les portefeuilles.
Collecte et analyse des données.
Mécanismes de reporting.
Leadership et gestion d'équipe
Styles de leadership : comprendre le leadership situationnel et son application.
Dynamique d'équipe.
Résolution des conflits.
Technologie et outils dans la gestion de portefeuille
Logiciel de gestion de projet.
Automatisation et IA.
Gestion des risques au niveau du portefeuille
Identification des risques.
Évaluation des risques.
Planification des réponses et suivi des risques.
Durabilité et responsabilité sociale
Intégrer les considérations environnementales.
Tendances émergentes et meilleures pratiques
Méthodologies agiles et hybrides.
Transformation numérique : s'adapter aux nouvelles technologies (IoT, IA, blockchain).
Gestion de projets internationaux.
Gestion des différences culturelles.
02
La pédagogie
Exercices de cartographie conceptuelle pour cartographier les relations entre les projets, les programmes et les portefeuilles. Jeux de rôles. Technique du fishbowl. Etudes de cas. Simulations d'évaluation des risques,...
03
Les compétences ciblées
Capacité à traduire la stratégie en plans d'actions pour le portefeuille. Capacité à gérer les dépendances et interdépendances des projets, planification. Connaissance des cadres de gouvernance. Maîtrise des techniques de priorisation. Pensée critique. Gestion des allocations de ressources. Capacité à gérer simultanément plusieurs projets. Leadership (posture, messages, conflits). Curiosité des technologies (IA, blockchain, ...)
04
Les formats possibles
Compte tenu du public, la formation présentielle est fortement recommandée : elle offre une possibilité d'interaction plus approfondie voire des opportunités de réseautage.
La durée optimale est de 3 jours. Elle se réduit à 2 ou 1 jour en sélectionnant les thèmes à travailler.
La formation peut se diviser en modules plus courts répartis sur plusieurs semaines. Ce qui offre une flexibilité aux managers occupés tout en laissant le temps d'appliquer les concepts appris entre les modules.
